Wenn nur noch einer das System versteht

In vielen mittelständischen Unternehmen läuft ein System, das niemand mehr gern anfasst. Es rechnet Provisionen, steuert die Fertigung oder verwaltet Verträge. Es funktioniert seit Jahren. Und es gibt genau eine Person, die wirklich versteht, warum es tut, was es tut.

Solange diese Person da ist, fällt das Risiko nicht auf. Es steht in keiner Bilanz und in keinem Risikobericht. Sichtbar wird es erst, wenn sie krank wird, kündigt oder in Rente geht. Dann ist es kein IT-Thema mehr, sondern ein Geschäftsrisiko.

Warum das Risiko gerade jetzt wächst

Drei Entwicklungen treffen gleichzeitig zusammen.

Erstens gehen die Wissensträger. Nach Berechnungen des Statistischen Bundesamts erreichen bis 2036 rund 12,9 Millionen Erwerbspersonen das Rentenalter. Das sind knapp 30 Prozent der Erwerbspersonen, die dem Arbeitsmarkt 2021 zur Verfügung standen. Unter ihnen sind viele, die die Systeme ihrer Unternehmen über Jahrzehnte aufgebaut und gepflegt haben.

Zweitens ist Ersatz schwer zu finden. Laut der aktuellen Arbeitsmarktstudie des Digitalverbands Bitkom sind in Deutschland 79.000 Stellen für IT-Fachkräfte unbesetzt. Das ist weniger als in den Vorjahren. Trotzdem sprechen 78 Prozent der befragten Unternehmen von einem Mangel, und 76 Prozent erwarten, dass er sich weiter verschärft.

Drittens laufen Wartungsfristen ab. Microsoft hat den Support für Windows 10 am 14. Oktober 2025 eingestellt. Kostenpflichtige Sicherheitsupdates gibt es höchstens noch bis Oktober 2027. SAP beendet die reguläre Wartung für die Kernanwendungen der SAP Business Suite 7, zu der SAP ECC 6.0 gehört, Ende 2027. Eine optionale verlängerte Wartung bis Ende 2030 ist gegen einen Aufschlag möglich. Wer heute noch nicht plant, plant ab 2027 unter Zeitdruck.

Woran Sie erkennen, dass Ihr System zum Risiko wird

Nicht jedes alte System muss ersetzt werden. Alter allein ist kein Problem. Kritisch wird es, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:

Änderungen dauern Wochen, weil niemand sicher sagen kann, was sie an anderer Stelle auslösen.
Für bestimmte Fragen gibt es nur eine Ansprechperson, und deren Urlaub wird um Stichtage herum geplant.
Die Dokumentation ist älter als die Hälfte des Codes oder existiert nicht.
Der Hersteller hat das Produkt abgekündigt, oder es gibt ihn nicht mehr.
Neue Anforderungen, etwa eine Schnittstelle zu einem Kundenportal oder E-Rechnungen, lassen sich nur über Umwege umsetzen.
Fachbereiche führen eigene Excel-Listen neben dem System, weil sie ihm nicht mehr trauen.

Treffen drei oder mehr Punkte zu, lohnt sich ein genauer Blick, bevor ein Ereignis die Entscheidung erzwingt.

Warum Ablösungen selten an der Technik scheitern

Der naheliegende Gedanke ist, ein neues System zu kaufen und die Daten zu übertragen. In der Praxis liegt die eigentliche Schwierigkeit woanders. Über die Jahre sind in alten Systemen unzählige Geschäftsregeln entstanden: Sonderkonditionen für einzelne Kunden, Ausnahmen bei der Abrechnung, Prüfungen, die einmal nach einem Fehler eingebaut wurden. Viele davon stehen nirgends außer im Code und im Kopf der Person, die sie programmiert hat.

Wird nur die Technik ersetzt, gehen diese Regeln verloren. Das neue System läuft, aber Rechnungen stimmen nicht mehr, Fristen werden übersehen oder Kunden bekommen falsche Konditionen. Der Fehler zeigt sich oft erst Wochen nach dem Start.

Deshalb ist eine Ablösung zuerst ein fachliches Projekt. Die entscheidende Frage lautet nicht „Welche Software nehmen wir?“, sondern: „Was genau tut unser heutiges System, und welche dieser Regeln brauchen wir morgen noch?“ Diese Frage kann die IT nicht allein beantworten, und der Fachbereich auch nicht. Sie braucht beide an einem Tisch.

Auch der KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand nennt die Umstellung bestehender IT-Systeme als eines der Hemmnisse für die Digitalisierung im Mittelstand. Hinzu kommen fehlende IT-Fachkräfte und digitale Kompetenzen in der Belegschaft. Beides trifft bei Ablösungsprojekten zusammen.

Der sinnvollste erste Schritt: Wissen sichern, bevor es geht

Bevor über neue Software entschieden wird, sollte feststehen, was das heutige System leistet. Drei Fragen stehen am Anfang:

Was weiß nur eine Person? Welche Abläufe, Regeln und Sonderfälle sind nirgends dokumentiert?
Wie gut ist das System wirklich? Eine Prüfung von Code und Architektur, etwa nach dem Qualitätsmodell der Norm ISO/IEC 25010, zeigt, ob sich ein Weiterbetrieb lohnt, ob eine Modernisierung reicht oder ob eine Ablösung nötig ist.
Was hängt daran? Welche Schnittstellen, Berichte und Prozesse brechen, wenn das System wegfällt?

Aus den Antworten entsteht eine Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsführung: weiterbetreiben, modernisieren oder ablösen, mit Aufwand, Risiko und Zeitrahmen. Erst danach lohnt sich der Blick auf neue Software.

Dieser Schritt kostet einen Bruchteil einer Migration. Er verhindert aber den teuersten Fehler: ein Projekt zu starten, dessen Umfang niemand kennt.

Wie wir dabei vorgehen

Bei YourInsight begleiten wir Ablösungen von der fachlichen Bestandsaufnahme bis zur Inbetriebnahme. Wir übersetzen zwischen Geschäftsführung, Fachbereich und IT. So haben wir etwa die Migration bei einem Leasing-Finanzdienstleister termingerecht abgeschlossen und für eine Bundesbehörde einen Code-Audit durchgeführt.

Mehr zu unserem Paket finden Sie auf der Seite Altsysteme sicher ablösen. Wenn Sie wissen möchten, wie es um Ihr System steht, buchen Sie ein Erstgespräch: 30 Minuten, kostenlos und unverbindlich.